В предыдущей статье мы рассказывали об основных отличиях POS-терминала и онлайн-кассы. А сегодня расскажем, зачем нужно хранить чеки по эквайрингу.

Принцип работы

Онлайн-касса — устройство, которое регистрируется в налоговой службе (ФНС) и у оператора фискальных данных (ОФД). ОФД получает всю информацию о совершенных покупках в онлайн-режиме и хранит чеки в электронном виде.

POS-терминал, в отличии от кассы, подключен к банковскому процессингу, где хранится информация об операциях по терминалу.

При подключении терминала к кассе, информация по терминалу передается и хранится именно в процессинговом центре банка, а не у оператора фискальных данных и налоговой.

Это не означает, что ФНС и ОФД не получают данных о продажах с таких покупок — в подобных случаях онлайн-касса дублирует чек и отправляет всю необходимую информацию оператору.

Для чего хранить бумажные чеки?

Ежедневная сверка итогов на POS-терминале для оплаты банковскими картами также важна и обязательна, как получение Z-отчетов онлайн-кассы. Чеки со сверкой итогов нужно подшивать и хранить в течении 5 лет. Это необходимо для решения спорных ситуаций с клиентом, операций возврата денег, разбора недостач товара и другой бухгалтерской отчетности.

При большом объеме продаж чеков по эквайрингу много, поэтому рекомендуется приобрести еще один компьютер и сканер, чтобы организовать хранение чеков в электронном виде.

Если POS-терминал не выдал чек по эквайрингу, то воспользуйтесь опцией «повторная печать чека». Распечатайте повторный чек и также храните его с другими документами.

Как хранить бумажные чеки?

В договоре с банком-эквайером есть пункт о обязанности магазина предоставить чек по эквайрингу по первому требованию. Это необходимо для проведения сверок и расследования подозрительных операций. Т.е. чеки по эквайрингу также важны, как чеки онлайн-кассы и хранятся не менее 5 лет.

Большинство чеков печатается на термоленте, которая через несколько лет выцветает. Поэтому во избежания недоразумений, рекомендуется сканировать или делать ксерокопии всех чеков по эквайрингу за смену и хранить именно копии.

Передача бумажных чеков

Если банк прислал запрос на предоставление копий чеков по эквайрингу, то необходимо выполнить следующий алгоритм:

  1. Внимательно прочитайте соответствующие пункты договора с банком.
  2. Найдите требуемые чеки или их копии.
  3. Сделайте копии. Никогда не отправляйте оригиналы чеков по эквайрингу в банк!
  4. Вложите копии в отдельный конверт и составьте опись документов, передаваемых в банк.
  5. Отправьте конверт заказным письмом или курьерской службой с обязательным уведомлением о вручении.

Как мы сказали выше — хранение чеков по эквайрингу поможет решить спорные ситуации с клиентами, разобраться в причинах недостачи и излишек, а также избежать штрафа от ФНС. Непредоставление чеков по запросу налоговой грозит штрафом:

  • Для физ.лица от 1.500 до 3.000 рублей
  • Для организации от 5.000 до 10.000 рублей

Хотите увеличить прибыль вашего бизнеса? Тогда скачайте книгу о внедрении эквайринга.